5 idées pour travailler à domicile pendant l’épidémie de coronavirus

Alors qu’une pandémie mondiale se propage parmi les populations, plusieurs pays ferment leurs frontières et suggèrent aux entreprises de recourir au travail à distance. Cela dit, vous pourriez rapidement vous retrouver dans une situation délicate : travailler à domicile.

Pour ceux qui n’y sont pas familiers, cela peut sembler excitant ou même redoutable au début. Cependant, une fois que ces corvées du quotidien, les animaux de compagnie et d’autres choses qui peuvent vous distraire commencent à vous voler la vedette, vous pourriez facilement vous sentir dépassé.

Voici quelques conseils simples et rapides pour vous aider à vous concentrer et vous permettre de continuer à travailler dans des conditions idéales – aussi longtemps que cela sera nécessaire.

1. La communication

Il est probable que vos collègues travaillent également à domicile (ou le feront bientôt). Cela signifie qu’il n’est plus aussi facile aujourd’hui de faire un saut au bureau de quelqu’un pour poser une question, ou de discuter rapidement avec lui près de la fontaine à eau fraîche.

Vous devez toujours communiquer avec d’autres personnes – et les appels téléphoniques surprises peuvent être longs et épuisants, sans parler des inconvénients. Les logiciels de Chat offrent une solution alternative, solide et fiable. Quel que soit votre choix, assurez-vous d’utiliser des outils sécurisés pour votre travail.

• Messagerie sécurisée

Toutes les plateformes de Chat ne sont pas développées de la même manière. Évitez de vous laisser distraire par Facebook et d’autres réseaux sociaux, et continuez à communiquer avec des solutions plus sûres, telles que Signal ou Telegram.

• Messagerie électronique sécurisée

Que le gouvernement vous suive ou non, vous devez penser à protéger votre vie privée lorsqu’il s’agit de vos e-mails. Tutatnota est une plateforme de messagerie électronique dotée d’un cryptage avancé.

• Logiciels de travail collaboratif

Un excellent outil SaaS peut contribuer à améliorer le flux du travail et la communication au sein de votre organisation dans son ensemble. L’option la plus populaire de loin est Slack, avec des alternatives telles que Chanty et Fleep qui sont très compétitives.

• Solutions de vidéoconférence

Si vous avez un planning très chargé de réunions directes, les applications de vidéoconférence deviendront rapidement votre solution privilégiée. Vous pouvez profiter de Google Hangouts et de Skype, qui sont plus répandus, mais qui ont relativement moins de fonctionnalités que leurs concurrents plus modernes. Il existe des options plus flexibles, notamment BlueJeans, GoToMeeting et Zoom, qui comprennent de meilleures fonctionnalités pour une collaboration efficace, des équipes internes réactives et une facilité d’accès.

2. Rester en sécurité

Comme vous ne savez peut-être pas dans quelle mesure votre environnement de travail assure la sécurité de vos informations, vous risquez de devenir une cible facile pour les hackers une fois que vous serez en confinement ou que vous travaillez à domicile.

Appareils & Équipements de travail

Si vous utilisez un ordinateur de bureau ou un appareil mobile fourni par l’entreprise, il est fort probable que vous soyez déjà muni de quelques éléments de base pour vous protéger. En tant que propriétaire ou dirigeant d’entreprise, vous devrez également vous assurer que les mesures suivantes soient en place pour votre équipe.

1. Sécurisez votre connexion
   Si vous n’êtes pas encore installé, demandez à votre responsable informatique de vous fournir un VPN. Il vous aidera à sécuriser votre activité professionnelle. Le wifi public – que vous utilisiez un hotspot local ou que vous partagiez un réseau avec votre voisin – est plus vulnérable que votre propre réseau privé, mais un VPN vous protégera des menaces sur les deux.
2. Sécurisez votre Cloud
   Disposer d’une solution de sécurité premium pour le Cloud (CASB) permet de limiter l’accès à vos données dans le Cloud aux seuls membres autorisés de l’équipe.
3. N’installez pas de logiciels non autorisés
   Si vous avez apporté votre ordinateur portable de travail à la maison, n’installez aucun logiciel qui ne soit pas lié au travail et n’utilisez pas de clés USB sans être sûr de ce qu’elles contiennent.

Appareils personnels

Mélanger le travail et le plaisir ? Dans certains cas, vous n’avez pas vraiment le choix.

1. Vérifier la présence des malwares
   Vérifiez que votre logiciel antivirus est à jour et recherchez tout logiciel malveillant sur votre ordinateur ou votre téléphone portable personnel.
2. Protéger les mots de passe
   Utiliser un gestionnaire de mots de passe pour se tenir au courant des meilleures pratiques d’utilisation des différents mots de passe sur le web.
3. Utiliser un VPN
   Comme nous l’avons déjà mentionné, un VPN conservera vos informations cryptées pendant toute la durée du confinement – et vous aurez en plus la possibilité d’accéder à l’ensemble de la bibliothèque Netflix dans le monde entier une fois votre journée de travail terminée.
4. Fermer les applications fonctionnant en arrière-plan
   N’utilisez pas de logiciels ou d’applications qui ne sont pas en rapport avec le travail, y compris en les laissant s’exécuter en arrière-plan. Évitez également de télécharger de nouvelles applications qui ne sont pas liées au travail pendant cette période.
5. Ne pas enregistrer vos données sans autorisation
   Lorsque vous travaillez sur votre ordinateur personnel, évitez de sauvegarder vos données professionnelles, à l’exception de ce qui est absolument nécessaire pour travailler.
6. Garder les choses séparées
   Si vous utilisez un ordinateur partagé, créez un espace de travail séparé. Créez un nouvel utilisateur pour l’ordinateur, si possible. Sinon, créez une nouvelle session de navigation avec vos informations spécifiques au travail et pour le travail uniquement – et n’oubliez pas de vous déconnecter à chaque fois !

3. Prévenir le Burnout et la claustrophobie

Un secret que tous les gens qui travaillent régulièrement à domicile vous diront, c’est que vous avez besoin de sortir, de changer de décor. Malheureusement, si vous êtes en confinement (avec ou sans activité) pendant l’épidémie de coronavirus, ce n’est peut-être pas une option.

Un moyen d’éviter cela est de s’en tenir à une organisation personnelle :

• Créer des espaces séparés
  Aménagez votre maison en plusieurs espaces – un espace pour le travail, un espace pour vous reposer et un espace pour manger. Peu importe la taille de votre logement – un espace peut être une pièce, un studio ou un étage entier d’une maison – assurez-vous de disposer d’endroits distincts pour chaque usage – manger, se reposer et travailler. Respectez cet aménagement autant que possible, et vous pourrez ainsi vous adapter avec le temps.
• Maintenir une routine
  Respectez – autant que possible – vos habitudes de travail. Que vous preniez votre pause à 11 heures et votre déjeuner à 13 heures, votre journée ne devrait pas changer du seul fait que vous êtes à la maison. Essayez aussi de respecter vos horaires habituels pour le café et la salle de bain, car cela vous aidera à profiter des autres moments de votre journée comme d’habitude.
• Rester hydraté
  C’est particulièrement essentiel pour tous ceux qui travaillent. Plutôt que de remplir votre tasse d’eau de temps en temps, gardez une cruche près de vous pour ne pas avoir à vous lever (et être potentiellement distrait) lorsque vous avez besoin de boire. Essayez de boire un verre d’eau au moins une fois toutes les deux heures, voire une fois par heure.
• Prendre l’air
  Ouvrez les fenêtres et profitez de l’air frais. Gardez les rideaux décollés et les volets relevés pour laisser entrer le plus de lumière possible dans votre logement. Cela vous aidera à aérer votre maison, à la garder propre et à éviter de vous sentir enfermé toute la journée dans une boîte obscure.

4. Fixer des objectifs quotidiens

Si, pendant la journée de travail au bureau, vous êtes probablement entouré de personnes qui vous garderont à votre poste ou vous rappelleront vos lacunes (ou interagiront avec vous), le travail à domicile n’offre pas nécessairement le même luxe. C’est pourquoi vous devez vous fixer des objectifs et vous responsabiliser.

• Commencer la journée bien préparé
  Prenez 10 minutes au début de chaque journée de travail pour passer en revue ce que vous devez faire.
• Créer 3 grands objectifs
  Choisissez jusqu’à trois objectifs importants à atteindre au cours de votre journée de travail et répartissez-les en petites tâches.
• Suivre votre progression
  Barrez chaque tâche au fur et à mesure que vous la réalisez. À la fin de la journée, regardez ce que vous avez accompli et soyez fier. Ensuite, assignez-vous des tâches pour le jour suivant.
• Passer du plus grand au plus petit
  Commencez par la tâche la plus importante et la plus difficile – en l’accomplissant plus tôt dans la journée, vous aurez un meilleur sentiment et vous éviterez de tergiverser ou de la remettre à plus tard.
• Gérer vos tâches
  Faites des recherches sur les options logicielles gratuites en ligne pour vous permettre de rester performant : des sites gratuits comme Todoist créent des listes de tâches interactives, avec des calendriers et des rappels, tandis que des sites comme Trello vous permettent de planifier visuellement vos objectifs, le tout gratuitement.

5. Éviter les distractions

Si vos enfants sont mis en quarantaine avec vous, cela peut être un peu délicat, mais si ce sont les animaux domestiques, les corvées quotidiennes ou la télévision qui détournent votre attention, il existe heureusement des solutions préventives faciles :

• Placez vos animaux de compagnie dans une autre pièce
  S’ils pleurent, assurez-vous qu’ils ont tout ce dont ils ont besoin – jouets, eau, etc. S’ils ont peur de la séparation, mettez de la musique relaxante pour les animaux sur le haut-parleur – vous pourriez même l’écouter avec plaisir !
• Gardez les enfants occupés
  Si vous avez des enfants à la maison ou si les écoles sont passées aux cours virtuels, vous apprendrez qu’ils peuvent rapidement devenir le principal obstacle à l’accomplissement de votre travail. Pour ceux qui ont besoin de faire leurs devoirs, assurez-vous qu’ils disposent d’un espace et d’un appareil qui leur sont propres, si possible. Pour les plus petits, occupez-les en leur proposant des activités manuelles adaptées aux enfants sur une table séparée.
• Créez un calendrier pour les tâches ménagères
  Si vous devez faire la vaisselle, la lessive ou autre, n’oubliez pas que vous avez toujours un horaire de travail. Respectez votre emploi du temps et commencez ou terminez votre journée avec la vaisselle. Si vous la faites pendant une pause au milieu de la journée, cela ne fera que vous distraire davantage !
• Évitez tout divertissement susceptible de vous distraire
  D’autres distractions, comme la télévision, les jeux et les sites de streaming, peuvent rapidement devenir problématiques. Bien qu’il puisse être tentant de se contenter d’atteindre la télécommande et de s’adonner à la frénésie de cette nouvelle série dont vous avez tant entendu parler, ne le faites pas. C’est encore une journée de travail pour vous, et vous devez répartir votre journée en activités appropriées pendant la période du confinement. Si vous ne supportez pas le silence, lancez votre playlist Spotify préférée ou écoutez les informations à faible volume en arrière-plan.
• Le goûter
  C’est sans doute l’une des menaces les plus dangereuses lorsqu’on est en confinement : aussi actif que vous soyez habituellement, la procrastination et le grignotage sont des choses que vous devez éviter. Tout comme pour la télécommande et les différents appareils, placez vos éventuels amuse-gueules dans un placard en hauteur (mieux encore – mettez-les à l’arrière, avec d’autres objets devant) afin de rendre l’accès encore plus difficile pour vous.

En résumé : Gardez le contrôle de votre temps et restez sur la bonne voie lorsque vous travaillez à domicile

Bien que cela puisse sembler amusant pour les débutants, le travail à domicile peut être vraiment difficile – surtout si vous ne le faites pas par choix personnel.

Se concentrer, cacher ou éviter les distractions et assurer votre sécurité en ligne sont les moyens les plus simples et les plus efficaces pour prévenir la claustrophobie, jusqu’à ce que vous puissiez reprendre le travail.

Et une chose est sûre – une fois que vous aurez travaillé à la maison, nous vous garantissons que vous serez plus qu’heureux de retourner au bureau … et qui a pensé que cela aurait pu être possible ?

‎